BFSG und PDF-Barrierefreiheit

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) ist seit dem 28. Juni 2025 in Kraft. Für viele Unternehmen war das der Startschuss für eine neue Pflicht: Digitale Produkte und Dienstleistungen, die Verbraucherinnen und Verbrauchern angeboten werden, müssen bestimmten Barrierefreiheitsanforderungen genügen. Seit Anfang 2026 prüft die Marktüberwachungsstelle der Länder die Einhaltung dieser Anforderungen aktiv. Wer bis jetzt noch nicht gehandelt hat, steht unter Handlungsdruck.

Was das BFSG regelt – und für wen es gilt

Das BFSG setzt den European Accessibility Act (EAA) in deutsches Recht um. Es richtet sich an private Wirtschaftsakteure im B2C-Bereich: Hersteller, Händler, Importeure sowie Dienstleistungserbringer, deren Angebote an Verbraucherinnen und Verbraucher gerichtet sind. Betroffen sind unter anderem Online-Shops, Bankdienstleistungen, E-Books und interaktive Selbstbedienungsterminals.

Eine Ausnahme gilt für Kleinstunternehmen im Dienstleistungsbereich mit weniger als zehn Beschäftigten und einem Jahresumsatz von höchstens zwei Millionen Euro. Für sie entfällt die Pflicht bei Dienstleistungen – nicht jedoch bei Produkten.

Für öffentliche Einrichtungen gilt eine eigene Rechtsgrundlage: Das Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) und die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV) verpflichten Behörden und öffentliche Stellen bereits seit Jahren zur Barrierefreiheit ihrer Dokumente – unabhängig vom BFSG.

Wann sind PDF-Dokumente betroffen?

PDFs stehen nicht isoliert im Fokus des BFSG. Sie werden relevant, wenn sie Bestandteil einer vom Gesetz erfassten Dienstleistung sind – etwa Dokumente, die im Rahmen eines Online-Shops, eines Bankdienstleisters oder eines anderen B2C-Angebots bereitgestellt werden.

Für öffentliche Auftraggeber, Behörden und deren Auftragnehmer war die Pflicht zur barrierefreien Gestaltung von Dokumenten über BGG und BITV schon vor dem BFSG verbindlich. Für private Unternehmen, die entsprechende Dienstleistungen für Verbraucher erbringen, gilt sie seit Juni 2025 ebenfalls.

Der maßgebliche technische Standard für barrierefreie PDFs ist PDF/UA, definiert in der ISO-Norm 14289. Er legt fest, wie Dokumente strukturiert sein müssen, damit Screenreader – Vorleseprogramme für blinde und sehbehinderte Menschen – sie korrekt verarbeiten können.

Warum ein fertig layoutetes Dokument noch kein barrierefreies Dokument ist

Ein barrierefreies PDF braucht mehr als ein gutes Design. Es benötigt eine korrekte Tag-Struktur, die einem Screenreader mitteilt, in welcher Reihenfolge Inhalte zu lesen sind und wie einzelne Elemente zu interpretieren sind. Überschriften, Fließtext, Tabellen, Grafiken – jedes Element muss semantisch ausgezeichnet sein. Bilder benötigen Alternativtexte. Die Dokumentsprache muss hinterlegt, Sprachwechsel müssen kenntlich gemacht sein.

Diese Angaben entstehen nicht automatisch beim PDF-Export aus InDesign, Word oder PowerPoint. Sie müssen nachträglich geprüft und ergänzt werden – und zwar von jemandem, der die zugrundeliegenden Standards kennt und mit den entsprechenden Werkzeugen umgehen kann.

Was die Nachbearbeitung in der Praxis bedeutet

Mein Arbeitsprozess ist überschaubar strukturiert: Sie reichen das fertig layoutete Dokument ein – ob als PDF oder als Quelldatei. Daraufhin erstelle ich Ihnen ein transparentes Festpreisangebot, das den konkreten Aufwand kalkulierbar macht. Nach Freigabe beginnt die Bearbeitung: Ich überprüfe Tag-Struktur, Lesereihenfolge, Alternativtexte, Sprachauszeichnung und Co. – was fehlt, wird gesetzt. Im Anschluss erstelle ich einen PDF/UA-Prüfbericht und schicke Ihnen beide Dateien zurück.

Das gilt für einzelne Flyer genauso wie für Jahresberichte mit mehr als hundert Seiten, für Broschüren, Präsentationen und Projektdokumentationen.

Für wen lohnt sich eine externe Beauftragung?

Die Nachbearbeitung von PDFs auf Barrierefreiheit ist eine Spezialtätigkeit. Sie setzt Kenntnisse der Tag-Strukturen, der maßgeblichen Standards und entsprechende Werkzeuge voraus. Für die meisten Unternehmen und Agenturen lohnt es sich nicht, diese Kompetenz intern aufzubauen – insbesondere dann nicht, wenn der Bedarf projektweise anfällt.

Agenturen, die für öffentliche Auftraggeber oder für Unternehmen im BFSG-Anwendungsbereich arbeiten, stehen regelmäßig vor dieser Aufgabe: Die Barrierefreiheitsanforderung ist Teil des Auftrags, aber nicht Teil des eigenen Leistungsportfolios. Ein verlässlicher Partner im Hintergrund ist hier die effizienteste Lösung.

Jetzt handeln – die Marktüberwachung ist aktiv

Seit Januar 2026 prüft die Marktüberwachungsstelle der Länder die Einhaltung der BFSG-Anforderungen. Unternehmen, die die Anforderungen nicht erfüllen, riskieren Abmahnungen, Vertriebsverbote oder Bußgelder. Wer die Barrierefreiheit seiner Dokumente noch nicht sichergestellt hat, sollte das zeitnah nachholen.

Dokument einfach zusenden – Sie erhalten noch am selben Tag eine Einschätzung und ein unverbindliches Festpreisangebot.